Rozliczenie dotacji HORECA – Kompleksowy poradnik dla beneficjentów Krajowego Planu Odbudowy

Branża hotelarska, gastronomiczna, cateringowa (HORECA) oraz sektory turystyczny i kulturalny odgrywają kluczową rolę w gospodarce, szczególnie w Polsce. Dotacje z Krajowego Planu Odbudowy (KPO) to ogromna szansa na odbudowę i rozwój tych branż po trudnym okresie pandemii. Jednak otrzymanie dofinansowania to dopiero pierwszy krok. Aby w pełni skorzystać z tych środków, kluczowe jest prawidłowe rozliczenie dotacji HORECA, które wymaga skrupulatnego podejścia i znajomości przepisów.

W niniejszym artykule omówimy najważniejsze aspekty związane z rozliczeniem dotacji, począwszy od podpisania umowy, przez realizację projektu, aż po finalne rozliczenie i kontrolę.

1. Zrozumienie umowy i dokumentacji konkursowej

Podpisanie umowy o dofinansowanie to kluczowy moment dla każdego beneficjenta. Warto pamiętać, że umowa wraz z załącznikami (w tym wnioskiem o dofinansowanie) określa szczegółowe obowiązki związane z realizacją projektu. Oto, na co szczególnie należy zwrócić uwagę:

• Ewidencja księgowa: Konieczne jest prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dla projektu, co można osiągnąć przez wprowadzenie specjalnych kont syntetycznych lub analitycznych.
• Harmonogram płatności: Nawet jeśli w danym okresie nie poniesiono wydatków, należy składać wnioski o płatność z częścią sprawozdawczą opisującą postępy projektu.

Przykład: Jeśli w projekcie zaplanowano zakup sprzętu gastronomicznego, każdy etap jego realizacji powinien być zgodny z harmonogramem i udokumentowany w odpowiedni sposób.

2. Zakupy w ramach projektu – przestrzeganie zasad konkurencyjności

Jednym z najczęstszych wyzwań beneficjentów jest prawidłowe dokonywanie zakupów zgodnie z przepisami. Oto kluczowe zasady:

Dla wydatków do 50 tys. PLN netto:

• Nie ma obowiązku publikacji zapytań ofertowych, ale należy dokonać zakupów z należytą starannością, po cenach rynkowych.
• Umowy z wykonawcami nie są wymagane – wystarczą faktury lub inne dokumenty księgowe.

Dla wydatków powyżej 50 tys. PLN netto:

• Obowiązuje zasada konkurencyjności, co oznacza konieczność publikacji zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności.
• Unikaj sztucznego dzielenia zamówień, które mogą być uznane za jedno, np. sprzętu gastronomicznego lub mebli do restauracji.

Przykład błędu: Zakup krzeseł i stołów u tego samego dostawcy w oddzielnych transakcjach, aby uniknąć zasad konkurencyjności, może skutkować nałożeniem korekty finansowej.

3. Dokumentacja i opis wydatków

Rozliczenie dotacji HORECA wymaga precyzyjnej dokumentacji. Co należy uwzględnić?

• Faktury i rachunki: Każdy dokument księgowy powinien zawierać szczegółowy opis zgodny z wytycznymi instytucji finansującej.
• Dodatkowe dokumenty: Warto gromadzić protokoły odbioru, umowy, potwierdzenia przelewów czy raporty z realizacji usług.
• Wzory dokumentów: Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) udostępnia wzory opisów dokumentów księgowych, które ułatwiają proces rozliczenia.

4. Księgowość zgodna z przepisami

Prawidłowe księgowanie wydatków to podstawa sukcesu projektu. Co warto wiedzieć?

• Polityka rachunkowości: Przed rozpoczęciem realizacji projektu należy dostosować wewnętrzną politykę rachunkowości do wymagań konkursowych.
• Środki trwałe: Dotacje mogą obejmować zakup środków trwałych, w tym tzw. niskocennych. Ważne jest jednak, aby te środki były przewidziane we wniosku o dofinansowanie.

Przykład: Jeśli w ramach projektu planujesz zakup laptopów dla personelu, powinny one być odpowiednio zaksięgowane jako środki trwałe, jeśli spełniają wymagane kryteria.

5. Kontrola projektu – jak się przygotować?

Kontrole projektowe są naturalnym elementem wydatkowania środków publicznych. Mogą być przeprowadzane na różnych etapach realizacji projektu:

1. Monitorowanie dokumentacji: Instytucje finansujące sprawdzają zgodność dokumentów z umową i przepisami.
2. Kontrola na miejscu: Weryfikacja realizacji projektu na miejscu pozwala sprawdzić zgodność zakupów z wnioskiem.
3. Kontrola trwałości projektu: Po zakończeniu realizacji projektu obowiązuje okres trwałości – dla branży HORECA wynosi on rok od otrzymania ostatniej transzy refundacji.

Porada: Skrupulatna dokumentacja i zgodność z harmonogramem to najlepszy sposób na pozytywne przejście kontroli.

6. Jak uniknąć błędów przy rozliczaniu dotacji HORECA?

Prawidłowe rozliczenie dotacji może być wyzwaniem, szczególnie dla beneficjentów realizujących projekt po raz pierwszy. Oto kilka praktycznych wskazówek:

• Korzystaj z dostępnych narzędzi, takich jak wzory dokumentów czy aplikacja Baza Konkurencyjności.
• W przypadku wątpliwości, skonsultuj się z ekspertami ds. rozliczania dotacji.
• Monitoruj postęp realizacji projektu i dostosowuj swoje działania do zmieniających się okoliczności.

Podsumowanie

Rozliczenie dotacji HORECA to proces, który wymaga skrupulatności, znajomości przepisów i umiejętności zarządzania projektem. Kluczowe etapy, takie jak analiza umowy, przestrzeganie zasad konkurencyjności, prawidłowa dokumentacja i przygotowanie do kontroli, stanowią fundament sukcesu. Warto również pamiętać, że profesjonalne wsparcie specjalistów może znacząco ułatwić cały proces i pozwolić uniknąć kosztownych błędów.

Nie pozwól, aby formalności związane z rozliczeniem dotacji stały się przeszkodą w realizacji Twojego przedsięwzięcia. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu możesz w pełni skorzystać z dostępnych środków i zrealizować swoje cele biznesowe.

Masz więcej pytań – zapraszamy do kontaktu !!!

Zainteresował Cię nasz produkt a może chcesz dowiedzieć się więcej z  naszych opracowań:

– chcesz abyśmy obsłużyli Twoja sprawę – zapoznaj się z ofertą tutaj

– chcesz więcej informacji na temat programu kliknij tutaj

Skorzystaj z naszej pomocy już dziś i uzyskaj wsparcie.

Dołącz do newslettera – bądź pierwszą osobą, która wie o nowych naborach !!!