Dotacja HoReCa w ramach KPO – Kompleksowy przewodnik po uzyskaniu i rozliczaniu wsparcia

Dotacja HORECA – Program „Inwestycje w dywersyfikację działalności sektora HoReCa” finansowany z Krajowego Planu Odbudowy (KPO) otwiera nowe możliwości dla branży hotelarsko-gastronomicznej. Jest to niezwykle ważne wsparcie dla sektora, który doznał poważnych strat w wyniku pandemii COVID-19. Celem programu jest nie tylko pomoc w odbudowie, ale również stworzenie bardziej zrównoważonej i innowacyjnej działalności. Jednak samo otrzymanie dotacji HoReCa to dopiero początek. Kluczowe jest jej odpowiednie wykorzystanie i rozliczenie. W tym wpisie przeprowadzimy Cię przez najważniejsze etapy, wymagania i aspekty związane z programem.

1. Czym jest program KPO HoReCa?

KPO HoReCa to inicjatywa mająca na celu wspieranie firm z branży hotelarskiej, restauracyjnej i cateringowej w realizacji inwestycji umożliwiających dywersyfikację działalności, modernizację, cyfryzację oraz wdrożenie rozwiązań ekologicznych. Dofinansowanie może obejmować:

• Zakup nowoczesnych urządzeń i wyposażenia.
• Wdrożenie technologii cyfrowych.
• Inwestycje w odnawialne źródła energii (OZE).
• Projekty zmniejszające zużycie energii.

Dzięki temu programowi firmy mogą poprawić swoją efektywność operacyjną i sprostać wyzwaniom przyszłości, jednocześnie spełniając wymagania dotyczące zrównoważonego rozwoju.

2. Operatorzy regionalni – kto zarządza wsparciem?

Proces weryfikacji wniosków oraz dokumentów rozliczeniowych różni się od dotychczasowych instrumentów wsparcia. W programie KPO HoReCa za obsługę regionalną odpowiadają wyspecjalizowane instytucje:

• Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. – woj. łódzkie, opolskie, śląskie.
• Fundacja Kaliski Inkubator Przedsiębiorczości – woj. dolnośląskie, lubuskie, wielkopolskie.
• Małopolska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. – woj. małopolskie, lubelskie, podkarpackie, świętokrzyskie.
• Towarzystwo Inwestycji Społeczno-Ekonomicznych S.A. – woj. mazowieckie, podlaskie, warmińsko-mazurskie.
• Polska Fundacja Przedsiębiorczości – woj. kujawsko-pomorskie, pomorskie, zachodniopomorskie.

Każdy operator odpowiada za obsługę wniosków w przypisanym regionie, a ich zadaniem jest wspieranie beneficjentów zarówno na etapie aplikacji, jak i rozliczania.

3. Kluczowe wymogi realizacji projektu

A. Szybkie rozpoczęcie realizacji

Beneficjenci muszą rozpocząć projekt w terminie maksymalnie trzech miesięcy od złożenia wniosku aplikacyjnego. Początek realizacji projektu może oznaczać podpisanie pierwszej umowy z dostawcą lub zakup sprzętu objętego dotacją.

B. Brak zaliczek

Program KPO HoReCa opiera się na zasadzie refundacji. Oznacza to, że przedsiębiorca najpierw musi zrealizować inwestycję z własnych środków, a dopiero później wystąpić o zwrot kosztów. Jest to szczególnie istotne z punktu widzenia płynności finansowej i wymaga od beneficjentów dobrej strategii finansowej.

C. Procedury zakupowe

Realizacja zakupów musi być zgodna z określonymi zasadami:

• Zakupy poniżej 50 000 zł netto: wystarczy zgromadzenie danych z szacowania rynku, np. w formie ofert mailowych.
• Zakupy powyżej 50 000 zł netto: konieczne jest przeprowadzenie procedury ofertowej za pośrednictwem portalu Baza Konkurencyjności.

4. Dokumentacja i promocja projektu

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji jest jednym z kluczowych warunków sukcesu. Beneficjenci są zobowiązani do:

1. Archiwizowania pełnej dokumentacji projektu.
2. Oznakowania miejsc realizacji projektu tablicami informacyjnymi.
3. Umieszczenia informacji o otrzymanym wsparciu na stronie internetowej i mediach społecznościowych.
4. Oznakowania środków trwałych zakupionych w ramach projektu.

Niedopełnienie tych wymogów może skutkować problemami przy rozliczeniu projektu.

5. Raportowanie i wskaźniki – podstawa rozliczenia dotacji HoReCa

A. Harmonogram i budżet

Realizacja projektu musi być zgodna z harmonogramem i budżetem określonym we wniosku.

B. Regularne raportowanie

Beneficjenci zobowiązani są do składania raportów co najmniej raz na trzy miesiące. Raporty muszą obejmować:

• Postęp realizacji projektu.
• Osiągnięte wskaźniki zgodnie z dokumentacją aplikacyjną.

C. Wnioski o płatność

Wnioski o refundację muszą zawierać szczegółowe rozliczenie kosztów wraz z wymaganymi załącznikami. Każdy etap realizacji projektu jest weryfikowany pod kątem zgodności z założeniami umowy.

6. Rozliczanie częściowe i zmiany w projekcie

Program umożliwia częściowe rozliczanie projektu, co oznacza, że przedsiębiorcy mogą występować o refundację za zrealizowane etapy inwestycji. Jest to korzystne rozwiązanie dla firm, które chcą zachować płynność finansową w trakcie realizacji projektu.

W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w projekcie, każda modyfikacja musi zostać zgłoszona i zatwierdzona przez operatora. Niezgłoszenie zmian lub ich odrzucenie może skutkować uznaniem kosztów za niekwalifikowalne.

7. Najczęstsze wyzwania i jak sobie z nimi radzić

Brak zaliczkowania

Rozwiązanie: Starannie zaplanuj budżet i rozważ współpracę z instytucjami finansowymi w celu zapewnienia płynności.

Skomplikowana procedura ofertowa

Rozwiązanie: Korzystaj z pomocy doradców lub firm wyspecjalizowanych w obsłudze projektów unijnych.

Ryzyko nieosiągnięcia wskaźników

Rozwiązanie: Monitoruj postępy projektu i regularnie analizuj ryzyko, aby móc odpowiednio szybko reagować.

8. Podsumowanie

Dotacja HoReCa w ramach KPO to ogromna szansa na rozwój i modernizację działalności w sektorze gastronomiczno-hotelarskim. Aby jednak w pełni skorzystać z możliwości, jakie oferuje program, konieczne jest staranne planowanie, skrupulatne przestrzeganie wymogów proceduralnych oraz regularne raportowanie postępów. Sukces projektu zależy od profesjonalnego podejścia i zaangażowania, zarówno na etapie aplikacji, jak i realizacji inwestycji.

Nie pozwól, by procedury Cię przerosły – zainwestuj czas w zrozumienie wymagań programu i zaplanuj swoje działania krok po kroku.

Masz więcej pytań – zapraszamy do kontaktu !!!

Zainteresował Cię nasz produkt a może chcesz dowiedzieć się więcej z  naszych opracowań:

– chcesz abyśmy obsłużyli Twoja sprawę – zapoznaj się z ofertą tutaj

– chcesz więcej informacji na temat programu kliknij tutaj

Skorzystaj z naszej pomocy już dziś i uzyskaj wsparcie.

Dołącz do newslettera – bądź pierwszą osobą, która wie o nowych naborach !!!